2019年02月07日公開
2019年02月07日更新
長文失礼しましたの使い方!お詫びのビジネスメールを解説
長文のビジネスメールの最後には、よく「長文失礼しました」という文言が使われます。目にすることが多い文言ですが、正しい意味や使い方を知らずに使ってしまっている人もいるでしょう。そこで、今回は「長文失礼しました」の正しい意味や使い方を解説していきたいと思います。
目次
「長文失礼しました」のビジネスマナーを学ぼう!
長文のビジネスメールの最後に、「長文失礼しました」という文言を入れることはビジネスマナーとされています。
しかし、ビジネスメールに慣れていないと、「長文失礼しました」の文言をどのようにメールに入れたらよいのか分からず困ってしまうこともあるでしょう。
そこで、今回は「長文失礼しました」の正しい使い方や、お詫びのビジネスメールにおけるマナーなどを解説していきたいと思います。ビジネスメールのマナーを確認したい人は、ぜひ注目してみてください。
「長文失礼しました」の意味とは?
「長文失礼しました」という文言には、長文のメールを送る際に、先方に時間を取らせてしまうことに対する謝罪の意味が含まれています。ビジネスマナーでは基本的に長文のメールはマナー違反とされているでしょう。
しかし、相手や自分の事情で長文のメールを送らざるを得ない場合もあります。そのような場合には、メールの最後に「長文失礼しました」を入れることで、相手にしっかりマナー違反を謝罪し、よい印象を残すことができるのです。
10行以上のビジネスメールを送る場合は、必ず「長文失礼しました」の文言を入れるようにしましょう。
「長文失礼しました」とお詫びする必要性は?
「長文失礼しました」というお詫びの文章に、あまり必要性を感じない人もいると思います。しかし、長文のメールを読むには時間がかかるので、長文メールを送ると忙しい相手の貴重な時間を奪ってしまうことになります。
さらに、ビジネスメールのチェックは仕事前の早朝に行う人が多いので、朝から長文のメールを読まなくてはならないと、イライラしてしまう人もいるでしょう。
そのため、自分があまり必要性を感じていなくても、長文のメールにはマナーとして「長文失礼しました」を添える必要があるのです。
「長文失礼しました」の使い方
「長文失礼しました」はメールの内容が長くなってしまったことを、相手にお詫びする時に使う文言です。文末に入れることが多いですが、時には文頭に「長文失礼します」という形で入れることもあります。
以下では、「長文失礼しました」の例文を具体的に見ていきましょう。ビジネスメールでよく「長文失礼しました」を使う人は、自分が正しく使えているか確認してみてください。
「長文失礼しました」を使った例文
「長文失礼しました」を使った例文には、いくつかの種類があります。ビジネスの世界では、長文メールを様々な立場の人に送らなくてはいけないシチュエーションに遭遇することもあるでしょう。
そのため、以下の例文をしっかり覚えて、どんな場面でも「長文失礼しました」を上手く使いこなせるようにすることをおすすめします。
例文①長文失礼いたしました
「長文失礼いたしました」は、「長文失礼しました」をより丁寧に表現した文言です。相手に丁寧にお詫びしている印象を与えるので、目上の人に対しても問題無く使うことができます。
「長文失礼いたしました」はビジネスメールの文末に入れて使いましょう。また、「長文失礼いたしました」の後に文章を続けてしまうと、相手にくどい印象を与えてしまいます。
そのため、「長文失礼しました」はビジネスメールを締めくくる言葉として使うようにしましょう。
例文②長文乱文失礼しました
メールが長文になると、内容にまとまりがなくなってしまうことはよくあります。そんな時には「長文乱文失礼しました」という文言でメールを締めくくると、相手にメールの長さと内容のまとまりのなさをお詫びすることができるのです。
まとまりのない長文メールは、読む人に誤解をさせてしまったり読み解くまでに時間がかかりやすかったりするので、特にビジネスでは嫌われます。そのため、まとまりのない長文メールの最後には、この例文のようなお詫びの文言を入れるべきとされているのです。
例文③長文になりましたが
「長文になりましたが」は、文章の途中でメールの長さをお詫びしたい時に使われる文言です。例えば、「長文になりましたが、ご検討よろしくお願い致します」というように使います。
後ろに文章が続くので、くどい印象を相手に与えずに長文をお詫びすることができるのです。
例文④長々とすみません
「長々とすみません」は、親しい関係の相手に長文のビジネスメール送る場合に使えるお詫びの文言です。
「長々とすみません」は相手に堅苦しい印象を与えないため、ある程度親しい相手に対して長文のメールをお詫びしたい時に適しているのです。親しい相手に長文のビジネスメールを送る際は、ぜひ文末に「長々とすみません」を入れるようにしましょう。
「長文失礼しました」を使う際の注意点
「長文失礼しました」は長文メールをお詫びする大切な文言ですが、正しい使い方をしないと、相手に嫌な思いをさせてしまうこともあります。
そのため、「長文失礼しました」をメールに入れる際は、しっかり注意点を守るようにしましょう。以下では、「長文失礼しました」を使う際の注意点を取り上げていきたいと思います。
重ねて使わない
思った以上にメールが長くなってしまったときは、しっかりお詫びしたいという気持ちから、お詫びの文言を重ねて使いたくなるでしょう。
しかし、1通のメールに「長文失礼しました」を2つ入れてしまうと、相手にしつこい印象を与えてしまいやすくなります。そのため、「長文失礼しました」というようなお詫びの文言は、重ねて使わないように注意しましょう。
短い文章には使わない
どのくらいの文章の長さから、メールが長いと感じるかどうかは人によって異なります。そのため、心配になって短文のメールにも「長文失礼しました」を入れてしまう人もいるでしょう。
しかし、短文に「長文失礼しました」を使ってしまうと、相手を馬鹿にしているような印象になってしまうのです。マナーに厳しい人や目上の人への短文メールに「長文失礼しました」を入れてしまうと、相手を激高させてしまう危険性もあります。
そのため、短文のメールに「長文失礼しました」は使わないように注意してください。「長文失礼しました」といったお詫びの文言は、一般的には10行以上のメールに使います。
「長文失礼しました」の後に長文を書かない
「長文失礼しました」はメールの締めくくりとして付ける文言です。そのため、「長文失礼しました」の後に文章を続けてしまうと、相手を困惑させてしまいます。
「長文になりましたが」というお詫びの文言を使えば文章を続けることができますが、それでもあまり長い文章を足すと相手をイライラさせてしまいがちです。そのため、基本的に長文をお詫びする言葉の後には文章を続けないようにしましょう。
同じ人へのメールに毎回「長文失礼しました」を使わない
同じ相手に送るメールに毎回「長文失礼しました」を使ってしまうと、相手を不快にさせてしまうことがあります。
「長文失礼しました」で毎回メールが締めくくられていると、相手にメール内容を読みやすくしようとしていないのではと思われてしまいやすいのです。
また、相手に「長文失礼しました」の意味を理解せずに、事務的に使っていると思われてしまうこともあります。そのため、同じ相手へのメールに「長文失礼しました」を多用しないように注意しましょう。
ビジネスメールが長文になる際に気をつけること
ビジネスメールが長文になる際には、「長文失礼しました」といったお詫びの言葉を入れること以外にも注意すべきことがあります。そこで、以下ではその注意点も確認していきましょう。
読みやすいようにレイアウトを工夫する
長文のメールは読み切るまでに時間がかかるので、どうしても相手を苛立たせてしまいやすいでしょう。そのため、ビジネスメールが長くなる際は、相手のイライラを助長させないように、なるべく読みやすいレイアウトにするということが重要です。
例えば見出しには分かりやすい記号を付けたり、適度に改行を入れたりして、相手が読みやすいように内容を工夫しましょう。また、メールの内容が一目で分かるような件名にすることも大切です。
さらに、件名の最後に返信が必要かどうか、長文かどうかが分かる短い文章を付けておくと、より相手に対して親切になります。
なるべく簡潔に締めくくる
なるべく簡潔に締めくくるということも、ビジネスメールが長くなる際に注意すべき点です。メールが長くなったことをお詫びしようとして、過度にお詫びの文言を入れてしまうと、相手にくどい印象を与えてしまいます。
また、お詫びの文言が長すぎると、より相手の時間を奪ってしまうことになるのです。そのため、長いビジネスメールは、シンプルなお詫びの文言だけで締めくくるように注意しましょう。
「長文失礼しました」と書くのはうざいの?
「長文失礼しました」と長文のメールの最後に入れることは、うざいと感じる人もいるでしょう。長文メールの内容が分かりにくいと、「長文失礼しました」という文章を特にうざいと感じてしまいやすくなるのです。
お詫びをするならば、メール内容を少しでも短くかつ分かりやすくしてほしいと思う人もいます。また、「長文失礼しました」というお詫びの言葉だけ文章が長くなってしまうために、「長文失礼しました」をうざいと思う人もいるのです。
そのため、「長文失礼しました」というお詫びの文言だけに頼らず、メールの内容が相手に伝わりやすくする工夫をするようにしましょう。また、メールをなるべく短くする努力をすることも忘れてはいけません。
長文メールを見直す時のポイント
長文メールはビジネスシーンでは、なるべく避けるべきものです。そのため、長文メールを送る前には、文章をより分かりやすく、かつ短くするためのポイントを意識して、一度見直すようにしましょう。
そこで、以下では長文メールを見直す際に意識すべきポイントを、いくつか紹介したいと思います。
重複箇所がないか確認する
長文を書いていると、無意識に同じ内容を繰り返してしまうことがよくあるでしょう。同じ内容が繰り返し書いてあると、メールを呼んだ人はくどいと感じますし、内容全体を掴みにくくなってしまいます。
そのため、長文メールを見直す際は、同一の内容を繰り返してしまっていないかよく確認するようにしましょう。言い回しが異なっていても、よく読むと同じ内容になっているということもあるので、注意深くメール内容を見直すことをおすすめします。
重要な点が強調されているか確認する
長文メールを見直す際には、相手が急いでいても内容を掴みやすいように、重要な点が強調されているかどうかということにも注目しましょう。相手が忙しいと、長々とした文章をしっかり読んでいられないこともあります。
誤解を避けるためにも、長文メールの中の需要な点は最後に箇条書きでまとめたり、重要な文言には赤い下線を入れたりしておきましょう。このような少しの工夫をするだけで、相手によい印象を与えることもできます。
「長文失礼しました」を手紙に使う際のポイント
手紙でも長文になってしまった場合は、「長文失礼しました」というお詫びの言葉を入れるべきでしょう。
しかし、最近は手紙をやり取りすること自体が減っているので、手紙で「長文失礼しました」をどのように使えばよいのか分からないという人が多いと思います。そこで、以下では手紙で「長文失礼しました」を使う時のポイントも紹介していきましょう。
いざという時に困らないように、あまり手紙を書かないという人も、ぜひよく確認してみてください。
結語の直前で全体を締めくくるように使う
手紙は基本的に手書きなので、メールよりも相手に読みにくい印象を与えます。字が綺麗であってもメールより読みにくい印象になるので、なるべく文章を短くするように心がけましょう。
手紙でも長文になってしまう場合は、マナーとして長文をお詫びする言葉を入れます。手紙には「拝啓」や「謹啓」などの頭語と、「敬具」や「謹白」などの結語を文章の前後に入れますが、お詫びの言葉は結語の直前に入れましょう。
手紙であっても長文のお詫びの言葉の後に言葉が長々続くと、相手に悪い印象を与えてしまいます。そのため、長文のお詫びの言葉は、結語の直前で文章全体を締めくくるように使うようにしましょう。
内容によってお詫びの言葉を入れる箇所を変える
手紙で「長文失礼しました」を使う場面では、文頭に入れるべきか文末にいれるべきか迷いやすいでしょう。文頭でも文末でも問題ありませんが、手紙では全体の文章量が最初に把握しにくいため、文頭に入れると相手に対して親切になります。
一方で、文末に入れると、手紙を書いている間に伝えたいことが多くなり、つい文章が長くなってしまったという雰囲気が相手に伝わりやすくなるのです。
そのため、事務的な内容であれば文頭、個人的な内容であれば文末に「長文失礼しました」を入れると、相手に喜んでもらいやすくなるでしょう。
長文メールにはマナーとしてお詫びの言葉を添えるようにしよう
今回は「長文失礼しました」の意味や使い方、お詫びのビジネスメールなどについて解説しました。
「長文失礼しました」は長文のメールを送る際には、マナーとして必ず添えるべきお詫びの文言です。長文のビジネスメールを相手に送る時には、今回紹介した注意点をしっかり守って、お詫びの言葉を使うようにしましょう。