突然のメールの書き方！いきなりのご連絡失礼いたしますなどの例文紹介

今やビジネスでは欠かせない存在のメール。電話と違って時間を気にせずに連絡できるので、ビジネスマンには必須のツールと言えるでしょう。同僚や上司また、お客様などに連絡をする際、日常的にメールを使っている方も多いでしょう。そんな中で、突然メールを送る場合、少し緊張する方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ここでは、突然のメールを送るシチュエーションについて紹介します。ビジネスで突然メールを送るとなると、どのように書き出して良いものか悩む方も多いはず。手紙ほどではないですが、メールのビジネスマナーも存在します。

どのような書き方をすれば失礼に当たらず、好印象を持ってもらえるのでしょうか。
この記事ではは突然のビジネスメールを送る際の書き方や注意点についてまとめました。

ビジネスでは、様々な場面でいきなりメールを送ることがあります。久しぶりのご連絡や、面識のない初めてメールを送る相手へのご連絡、お詫びや謝罪のご連絡をメールで送らなければならない場面もあるでしょう。そんなビジネスにおける突然のメールの文章の書き方についてわかりやすくまとめました。

突然のメールはマナーが悪いと取引先に悪影響を与えかねません。こちらもいきなりメールを送っているので、印象が悪くなると挽回するのも大変ですから、きちんとしたメールの書き方を学んでおきましょう。

ここではビジネスで使える突然のメールを送る際の言い回しをまとめました。
突然メールを送らなければならない場合いくつか書き出し方がありますが、もっともよく使われている書き出し方をまとめました。難しい言葉ではないので、ぜひビジネスに活用してみてください。

突然のメールを送る際の書き出しに役立つ例文です。突然メールを送る際には最初は謝罪から入るのが無難です。必ず謝罪から入れ、というわけではないですが、簡単に相手を気遣っていることが伝わりやすく、難しい言葉でもないので使いやすい表現です。

一言入れておくだけで相手からの印象が良くなります。３パターン用意しましたので、突然のメールを送る際にはぜひ最初にこの一文を入れてください。

突然のメールでいきなり要件から入ってしまうと、びっくりされてしまうことがあります。ビジネスマンは日々大量のメールが送られてきます。その中で突然要件から入るのは失礼だと感じられてしまうこともあるでしょう。

「突然のメールをお許しください」などの謝罪をワンクッション入れることで相手はこちらの話を受け入れる準備をすることができます。正しいビジネスメールを送ることで丁寧な印象を与えることができるので、相手からの印象が格段に良くなります。

「突然のメールで失礼いたします」も初めてメールを送る相手や突然のメールにふさわしい書き出しと言えるでしょう。他に良く使われる言葉として「初めまして」がありますが、こちらは少し砕けた印象になります。

個人営業では使われることもありますが、法人営業で使う場合は「突然のメールで失礼いたします」もしくは「初めてメール致します。」と書き始めるのがふさわしいです。

「突然のご連絡失礼いたします」と一言入れることにより、より丁寧な印象を与える事ができます。「お世話になります」と書き始める人も多いですが、普段メールでご連絡をそれほど取っていない相手にいきなり送る場合、もしくは初めて送るメールの場合は「突然のご連絡失礼いたします」が無難でしょう。

突然のメールでも先方に失礼な印象を与えないためにはどのような書き方をしたら良いのでしょうか？メールは失礼のないよう、かつ読みやすく、要点が伝わりやすいような配慮が必要になります。メールで要件をしっかり伝えられ、なおかつ先方に好印象を与えるポイントを３つ挙げますのでぜひ参考にしてください。

突然のメールを送る際、名刺に記載されているメールアドレスを用いるのが一般的ですが、他のビジネスマンよりも一歩リードする方法があります。それは相手のメールアドレスを一旦アドレス帳に登録する方法です。

登録するときは「社名・部署名・役職・名前・様」を表示するように登録すれば、メールを受け取った相手にもその名前で表示されます。

  TO：◯◯@◯◯.co.jp
  TO：株式会社◯◯　営業部　◯◯　様

どちらが丁寧な印象を与えるかは一目瞭然ですよね。ほんのちょっとした事ですが、メールを受け取る側の気持ちを考え、日頃から相手のアドレスを登録しておく習慣を身につけておきましょう。

本文ももちろん大切ですが、件名がないと最悪の場合メールを見てもらえないかもしれません。本文を開く前には必ず件名が確認されるため件名で簡潔に内容を説明する一文を入れるようにしましょう。


ビジネスマナーとして、メールに付ける件名は、誰が送ってきたメールなのか、どんな用件で送ってきたメールなのか、の2点が把握できるものにしなければなりません。これらが分からないと他のメールに埋もれてしまう恐れがあるので、必ず意識するようにしてください。

「○○会議」、「○○案件」、「○○新製品ご案内」などのように、何についてての用件なのかをイメージできるような言葉を入れましょう。「～のお願い」、「～のご連絡」、「～のご報告」、「～のご提案」などのように、メールを送信することで何を伝えたいのか、相手に対してどうしたいのかを明記します。

そうすることで、受け取った相手は、メールの概要を大まかにつかんでから、メールを読むことができます。もし、急ぎの連絡で、電話連絡が適切でない場合のメールには【重要】や【至急ご確認お願い致します】と入れておくと良いでしょう。

ただし、【重要】や【至急ご確認お願い致します】を普段から多用しすぎるとあまり良い印象は持たれませんので注意しましょう。初めてメールする場合は自分の会社、部署、名前を入れて「初めてメールいたします。〇〇株式会社の〇〇と申します。」がふさわしいです。
 

メールの文面は、なるべく簡潔にわかりやすくまとめるのが理想的です。しかし、どうしても長文になる場合は、適度に改行して読みやすくするように心掛けましょう。改行は、文章の内容が変わるところで区切りとして入れます。文面を書き終わったら、読みやすい文章になっているか読み手の立場で全文を読み返しましょう。

改行が多すぎる文章もかえって読みにくいため、注意が必要です。モニター上の文字を追い続けると、誰でも目が疲れるものです。意味のまとまりごとに1行空白を入れるだけで、全体的に読みやすくなります。宛名を書いたら空白の改行を入れ、挨拶・名乗りのあとに空白の改行を入れ、お礼の言葉を述べたらまた改行する、という流れです。

中にはブログを書くように２～３行の空白を入れる方もいますが、読む側のスクロールが大変になる上、読みづらくなってしまうため好ましくありません。見やすい表記とレイアウトを心がけることにより、読み手のあなたへの印象も大きく変わります。

突然メールを送るにあたっていくつか気をつけておきたいポイントをまとめました。下手すると先方に失礼になってしまいがちな突然のメールだからこそ、特に気をつけてメールを作成したいですね。一度先方に悪い印象を与えてしまうと取り返すのが大変です。
でも、難しいことはありません。わかりやすく解説していきますね。

いくら急ぎの要件であったとしても、いきなり要件から入るのはマナー違反です。
これはどんなビジネスメールを送る際にも言えることですが、特に突然のメールを送る際には気をつけて欲しいポイントです。
ここに突然メールを送る際の最初の書き方の例文を一つ載せておきます。

「〇〇株式会社　〇〇部　役職　〇〇〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇株式会社の〇〇〇〇と申します。」

このようにまず先方の会社名、部の名前、役職があれば役職、氏名を入れてから一言挨拶を入れ、それから自分の会社名、氏名を入れましょう。いきなり本文に入るのではなく、この後に要件を入れる書き方にしましょう。
 

送り先の相手の会社や個人名を間違えるのは大変失礼に当たります。最低でも３回は確認するようにしましょう。漢字変換や名前の特殊漢字なども間違えやすいポイントになりますので絶対に間違えることのないように確認をしてください。

社内メールの場合は、「〇〇課（部）＋役職＋氏名〇〇様（さん）」が一般的です。
メールの宛先が課全体や部署全体ならば、「各位」とします。例えば「人事部各位」のような感じです。各位は敬称になるため、様はつけません。

社外メールの場合は「会社名＋部署名＋役職名（肩書き）＋氏名＋敬称」になります。
社外メールで気をつけたいのが、まだ親しくないうちは全て省略せずにフルネームで書くのが無難です。氏名を苗字だけにするなど、省略するのは親しくなってからにしましょう。

それから、送り先の個人名がわからない場合は会社名に御中をつけます。「〇〇株式会社　御中」「〇〇株式会社　人事部御中」このような書き方をします。「様」としても間違いではないですが、一般的には「御中」が使われます。

ビジネスメールでは最後に署名を入れるのが基本です。署名は必ず入れるようにしましょう。メールの設定で自動で入力することもできますので必ず設定するようにしましょう。
署名の書き方に決まりはありませんが、次のような書き方が良いでしょう。

会社名・部署名
氏名（氏名が読みにくい場合は読み仮名）
メールアドレス
郵便番号・住所
電話番号・ファックス番号
インターネットホームページ

 

もちろん最後に署名を入れるので、誰からのメールかはわかるのですが、ビジネスマナーとして、いきなりメールを送る際は本文の中にも必ず自分の名前を入れるようにしましょう。先ほど紹介した例文の通りに書くと間違い無いでしょう。

「〇〇株式会社　〇〇部　〇〇〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇株式会社の〇〇〇〇と申します。」

本文で自分の名前を名乗らないと大変失礼な印象になります。電話や直接会いにいく際も最初に名乗らないのは失礼な印象を与えてしまいますよね。同様にメールでもきちんと自分の会社名、部署、名前を名乗るようにしましょう。
 

突然のメールで失礼します、は英語ではどのように表現するのでしょうか？様々な言い回しがありますが、特に使えそうなものをピックアップしました。

でも、実はこれはとても日本っぽいことです。英語のネイティブはこういうこと書きません。文化的な違いがあるので海外ではまずいきなりメールをすることを謝ったりしません。いきなりメールを送っても謝る必要はなくて、謝ったら「なぜ謝っているの？」と思うそうですよ。

その代わりに、いきなり自己紹介だけでも大丈夫です。例えば

Dear Mr. 〇〇.
I represent 〇〇. I am writing to ask you.... このような書き方でも失礼に当たりません。

I hope you do not mind my contacting you out of blue. My name is 〇〇 of the financial division at 〇〇 Corporation. I came across your website at www.example.com and found your new accounting service XXX very interesting.

突然のご連絡で、失礼いたします。私は、〇〇と申しまして、〇〇社の財務部の者です。貴社のウェブサイトwww〇〇.comを拝見し、新しいXXXアカウンティングサービスに大変興味を持っております。

社名と部署、どうしてメールをするに至ったかが明記されています。

I know that I have probably surprised with my sudden email.

私からの突然のメールで驚かれたことと存じます。という意味になります。この文章をメールの最初に入れておくと良いでしょう。

現代社会の中でメールはビジネスマンにとって欠かせないツールとなっています。メールでもビジネスマナーは存在します。メールの確認や返信であっても、相手にとっては貴重な時間を割いてもらっている作業だということを認識する必要があります。

ここで失礼なメールを送ってしまっては、先方の信用を回復するのに時間がかかるものです。

突然のメールであっても、要件を分かりやすく、そして失礼に当たらないように作成するのは非常に重要なビジネススキルの一つです。ぜひこの記事を参考に、今後のビジネスに繋げていってください。